La mise en oeuvre de l’ASTEP dans un groupe d’écoles et/ou au sein d’un établissement scientifique suppose la rencontre de plusieurs acteurs
pour l’Éducation nationale :
pour les établissements scientifiques :
Dans la mesure du possible, il est souhaitable que la mise en relation et le suivi des accompagnateurs et des enseignants soient coordonnés par un représentant de l’Éducation nationale et un représentant de l’établissement scientifique. Ce binôme est en contact avec tous les acteurs de l’accompagnement, et particulièrement les correspondants académiques de l’ASTEP.
Les campagnes d’ASTEP en classe s’organisent selon un calendrier annuel, semestriel ou trimestriel dont un exemple est schématisé ci-dessous. Elles comprennent généralement une période de préparation où les acteurs sont réunis pour une information et/ou une formation. C’est l’occasion d’un premier contact entre les enseignants et les accompagnateurs. Des bilans intermédiaires et en fin d’année (présentations, expositions...) permettent une évaluation des projets.